Kompleksowe zarządzanie drukowaniem w chmurze dla firm

Wykorzystanie Cloud Print Management w środowiskach pracy zdalnej

Praca zdalna oznacza, że możemy pracować z dowolnego miejsca. Ale przez długi czas, nawet po pojawieniu się domowego Wi-Fi i bezpiecznych sieci opartych na chmurze, drukowanie fizycznego dokumentu zazwyczaj oznaczało, że trzeba było stać przy prawdziwej drukarce.

To było uciążliwe. Nie tylko dla osób zmuszonych dojeżdżać do pracy, aby po prostu drukować, ale także z perspektywy efektywności biznesowej. Nie było centralnego, łatwego sposobu zarządzania mobilnością druku i drukowaniem zdalnym, nie było sposobu na szybkie wdrażanie sterowników i aktualizacji zabezpieczeń w dużej sieci, nie było sposobu na obsługę współpracy BYOD ani porzucenie starych serwerów druku.

Cóż, te dni oficjalnie się skończyły. Zarządzanie drukiem w chmurze i rozwiązania do pracy zdalnej zasadniczo zmieniły sposób, w jaki organizacje obsługują dokumenty – i ludzi. Ta technologia zyskuje na popularności. Obecnie 70% firm obsługuje ponad połowę swojego przepływu pracy w chmurze, a przewiduje się, że do 2025 r. adopcja druku w chmurze osiągnie 55% .

Przyjrzyjmy się zatem zarządzaniu drukowaniem w chmurze i temu, jak można je wykorzystać do przyspieszenia działania organizacji.

Mobilność druku już nadeszła

Przez lata mobilność druku była brakującym elementem układanki w rozwiązaniu pracy zdalnej. Pracownicy nadal musieli obsługiwać dokumenty fizyczne, a nie było łatwego ani bezpiecznego sposobu na zdalne rejestrowanie zadań, zwłaszcza na urządzeniach BYO. Teraz wszystko się zmieniło. W świecie po COVID-19 platformy pracy zdalnej są powszechne, a organizacje szukają technologii, która pozwoli użytkownikom robić wszystko, co mogą robić na miejscu – w tym drukować.

Korzyści z zarządzania wydrukami w chmurze w przypadku pracy zdalnej

Rozwiązania do pracy zdalnej opierają się na dwóch rzeczach: elastyczności i bezpieczeństwie. Jeśli je dobrze wykonasz, wszystko inne znajdzie się na swoim miejscu. Na szczęście zarządzanie drukowaniem w chmurze ułatwia zarówno bezpieczne drukowanie, jak i elastyczność w biurze. Dzięki temu otrzymujesz to, co najlepsze z obu światów.

Drukuj z dowolnego miejsca . Jeśli masz połączenie internetowe i kompatybilną drukarkę, świat stoi przed Tobą otworem. To piękno drukowania w chmurze. Różne organizacje mogą teraz drukować swoje dokumenty z domu, przestrzeni coworkingowych lub dowolnej lokalizacji z dostępem do Internetu. Daje to firmom ogromną elastyczność.

Niezależne od urządzenia . Zarządzanie drukowaniem w chmurze jest zazwyczaj niezależne od urządzenia (a jeśli nie jest, znajdź nowego dostawcę). Oznacza to, że działa z praktycznie każdym urządzeniem, w tym telefonami komórkowymi, tabletami, laptopami i komputerami stacjonarnymi. Wszystko, czego potrzebujesz, to połączenie internetowe.

Porzuć VPN . Tradycyjne konfiguracje drukowania miały pewne możliwości zdalne, ale zwykle były zbudowane wokół niezdarnych wirtualnych sieci prywatnych (VPN). Drukowanie w chmurze nie wymaga VPN, co upraszcza cały proces dla pracowników zdalnych.

Integracja z pamięcią masową w chmurze . Drukowanie w chmurze bezproblemowo integruje się również z usługami pamięci masowej w chmurze, takimi jak Google Drive, Dropbox i Microsoft OneDrive. Pracownicy zdalni mogą teraz uzyskiwać dostęp, sprawdzać i drukować swoje dokumenty, nigdy nie opuszczając chmury. Koniec z lokalnymi transferami plików!

Centralne zarządzanie drukowaniem . Zarządzanie drukowaniem w chmurze polega na centralizacji kontroli. Jeśli zostanie wykonane poprawnie, menedżerowie IT będą mogli śledzić trendy, wykorzystanie drukarki, poziom materiałów eksploatacyjnych, dane drukarki, kontrolę dostępu i ustawienia urządzenia. To z kolei zmniejsza obciążenie IT. Zawsze dobrze.

Bezpieczeństwo. Pierwszą myślą, gdy słyszysz „drukowanie w chmurze”, może być „zagrożenie bezpieczeństwa”. Ale to prawda tylko wtedy, gdy jest źle wdrożone. Zarządzanie drukowaniem w chmurze, takie jak PaperCut, jest wyposażone w końcowe szyfrowanie WebRTC , więc Twoje metadane drukowania są bezpieczne i solidne.

Wyzwania związane z drukowaniem zdalnym

Zdalne drukowanie otworzyło nową erę pracy, ale wiąże się z pewnymi wadami. Nie są to koniecznie czynniki decydujące o zakupie, a większość z nich można złagodzić, stosując odpowiednie systemy. Warto jednak o nich wspomnieć:

Zależność od Internetu . Nie da się tego obejść. Internet jest największą siłą drukowania w chmurze i jego piętą achillesową. Jeśli Internet przestanie działać, Twoja zdolność zdalnego drukowania również.

Obawy dotyczące bezpieczeństwa . Przesyłanie poufnych zadań drukowania przez chmurę to poważna sprawa, dlatego większość rozwiązań do zarządzania drukowaniem w chmurze wykorzystuje pewną kombinację szyfrowania typu end-to-end, uwierzytelniania użytkownika, bezpiecznego zwalniania wydruków i poświadczeń biometrycznych.

Prywatność danych i zgodność . Jeśli pracujesz w regulowanej branży, takiej jak opieka zdrowotna lub finanse, prawdopodobnie będą obowiązywać surowe przepisy dotyczące sposobu korzystania z chmury. Organizacje muszą być na bieżąco z tymi kwestiami i wybierać rozwiązania do drukowania w chmurze zgodne z wszelkimi stosownymi przepisami .

Szkolenie użytkowników . Przejście dużej organizacji do chmury zawsze stanowi wyzwanie, szczególnie jeśli ludzie korzystają ze starszych systemów od dłuższego czasu. Drukowanie nie jest wyjątkiem. Większość ludzi zgadza się, że rozwiązania oparte na chmurze są pod każdym względem łatwiejsze, ale prawdopodobnie będziesz musiał poświęcić trochę czasu i energii na szkolenie, aby ułatwić płynną aktualizację.

Dostosuj swoje ustawienia

Jedną z prawdziwych zalet solidnego rozwiązania do zarządzania drukowaniem w chmurze jest to, że możesz dostosować ustawienia drukowania poszczególnych użytkowników. Innymi słowy, całkowita, szczegółowa kontrola dla Twoich menedżerów IT. Użytkownicy mogą mieć przypisane limity drukowania, budżety drukowania lub różne poziomy uprawnień bezpieczeństwa, w zależności od potrzeb organizacji.

Praca zdalna i produktywność

Ach, leniwy, niezdyscyplinowany słoń w pokoju. Bez względu na to, ile badań (a jest ich wiele ) pokazuje, że praca zdalna poprawia produktywność pracowników, 85% liderów biznesowych uważa odwrotnie. Wydaje się to nie do pogodzenia różnicą, którą trzeba będzie pogodzić, jeśli praca zdalna/hybrydowa ma mieć jakiekolwiek szanse na przetrwanie.

Na razie warto zauważyć, że zdalne drukowanie zdecydowanie zwiększa produktywność pracowników , choćby dlatego, że ludzie mogą teraz wykonać więcej pracy w krótszym czasie. To kolejny powód, aby przejść do chmury. Skontaktuj się z nami już dziś !